- شعبة التسجيل وشؤون الطلبة
شعبة التسجيل وشؤون الطلبة هي بوابة الدخول الى الكلية نحو أقسامها العلمية والإدارية مع الطلبة، ومنها يبدأ المشوار الجامعي للطالب نظرياً وعملياً بدءاً من التقديم الى الكلية ولغاية حصول الطالب على وثيقة التخرج ليبدأ مشواره العملي في الحياة مستنداً على ما تلقاه من علوم ومعرفة خلال دراسته الجامعية في الكلية، او ليكمل مشواره الدراسي للحصول على شهادة دراسية اعلى.
ومن خلال ما تقدم تبرز اهم المهام التي تضطلع بها شعبة التسجيل وشؤون الطلبة في الكلية وكما يأتي:
- اولاً: – التنسيق مع شعبة الاعلام في الكلية قبل بداية التقديم للقبول في الكلية لإعداد وإصدار كراس خاص عن الكلية واقسامها العلمية والإنسانية وعن نظم الدراسة فيها وما تتطلبه تلك النظم من التزام الطالب حيالها لتسيير مشواره الجامعي بشكل سلس ومتناسق. وكذلك تعريف المتقدمين اليها للدراسة بمدخلات ومعدلات القبول وآلية التقديم المقررة من قبل وزارة التعليم العالي والبحث العلمي وغيرها من الأمور التعريفية التي ستُيسر مستقبلاً عملية تقديم الطالب وعملية تسجيله بعد ظهور اسمه ضمن المقبولين في الكلية.
- ثانياً: – الاشراف ومتابعة تقديم الطلبة للأقسام العلمية والإنسانية في الكلية وتعتبر هذه المهمة من المهام الأبرز والمدخل الأهم في شعبة التسجيل وشؤون الطلبة مما تتطلبه من تنفيذ تعليمات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي في تدقيق مدخلات قبول الطلبة اثناء ملأ استمارة التقديم للكلية.
- ثالثاً: – لشعبة التسجيل وشؤون الطلبة الدور الأهم في استقبال الطلبة المقبولين نتيجة عملية التقديم للكلية في بداية عامهم الدراسي الجديد الذي سيكون مختلفاً عن الأعوام الدراسية في مراحل الدراسة الإعدادية وهنا تقوم الشعبة بتعريف الطلبة بمتطلبات عملية التسجيل من وثائق الدراسة الإعدادية والمستمسكات الثبوتية والفحص الطبي وغيرها من المستمسكات المطلوبة وحسب حالة الطالب المقبول حسب قنوات التقديم.
- رابعاً: – تقوم شعبة التسجيل وشؤون الطلبة بالمهمة الرابعة من مهامها بتسجيل الطلبة المقبولين وكلٌ حسب القسم والدراسة المقبول بها واستلام متطلبات التسجيل من وثائق الدراسة الإعدادية والمستمسكات الثبوتية والفحص الطبي وغيرها وتهيئتها لغرض اكمال ملفات الطلبة الورقية.
- خامساً: – يعتبر اكمال ملفات الطلبة (اضبارة الطالب) المقبولين من المهام المهمة أيضاً، حيث تقوم الشعبة بعمل ملف ورقي خاص للطالب يُدَون فيه ما يطلب من الطالب من معلومات بالإضافة الى حفظ نسخ من الوثيقة المدرسية ومتطلبات التسجيل الأخرى في هذا الملف وارشفتها الكترونياً وتحديث تلك الارشفة كلما استجد جديد في مشوار الطالب الدراسي.
- سادساً:- بعد اكمال المهام الخمس السابقة وبعد بداية الطالب الدوام في قسمه تتابع شعبة التسجيل وشؤون الطلبة مسيرة طلبة الكلية من جميع النواحي المتعلقة بدراستهم النظرية والعملية وتنفيذ متطلبات الطالب الأصولية والمستندة على قوانين وتعليمات وأنظمة وزارة التعليم العالي والبحث العلمي/ دائرة التعليم الجامعي الأهلي، وتذليل كل المعوقات التي تصادف طلبة الكلية خلال سنوات دراستهم الجامعية في الكلية.
- سابعاً: – تدقيق وثائق الدراسة الإعدادية للطلبة والعمل على الحصول على صحة صدور تلك الوثائق لكونها تعتبر من الإجراءات المهمة لتخرج الطالب.
- ثامناً: – انشاء قاعدة بيانات للطلبة سنوياً ورقياً والكترونياً لكل الأقسام ولكل المراحل الدراسية وتزويد الوزارة بنسخة منها.
- تاسعاً: – اصدار كتب تأييد استمرارية للطلبة الراغبين للحصول عليها وفق طلب الطالب وبعد التأكد من كون الطالب مستمراً بالدراسة حسب قاعدة البيانات وحسب الضوابط المعمول بها في الكلية.
- عاشراً: – اصدار كتب تأييد تخرج للطلبة وفق الأوامر الجامعية وبموجب تعليمات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.
- أحد عشر: – اصدار وثائق تخرج للخريجين بعد تدقيق الأوامر الإدارية الخاصة بمنح شهادة البكالوريوس لطلبة الكلية.
- اثنا عشر: – تنظيم الوارد والصادر ورقياً وعبر سجلي الصادر والوارد وارشفة الكتب الواردة والصادرة الكترونياً.
ومن خلال هذه المهام المفصلة يتوضح أن شعبة التسجيل وشؤون الطلبة هي بوابة الدخول الى الكلية فعبرها يتم التقديم والتسجيل في اقسام الكلية العلمية والإنسانية وهي التي تواكب الطالب في مشواره الدراسي ساعية الى تذليل كل المعوقات التي تواجهه، وكذلك اكمال دورها بما بخدم مسيرة الكلية العلمية والارتقاء بالواقع التعليمي نحو أرقى المستويات المحلية والعالمية.